4 lưu ý để có một email chuyên nghiệp

Trong công việc, khi cần yêu cầu một điều gì đó bạn thường gửi chúng qua một email chính thức, chứ không phải là những cuộc trò chuyện thư tín thân mật. Có một email hiệu quả là điều rất quan trọng trong việc duy trì tốt các mối quan hệ.

Giống như tin nhắn và Twitter, email là một công cụ ngắn gọn nhanh chóng và thân mật đẻ liên lạc với mọi người. Với một mục đích cá nhân, điều này hoàn toàn đúng, nhưng trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, bạn cần phải thận trọng trong giao tiếp với mọi người. Nói cách khác, các email cần được xem như những ghi chép trịnh trọng nhằm tạo dựng quan hệ có lợi cho công việc.

Một Email quá thân thiết có thể làm cho người nhận có những nhận thức sai về nội dung, đặc biệt là những đối tác khó tính, đó là lý do tại sao bạn cần phải viết và chỉnh sửa chúng một cách cẩn thận. Khi viết email, bạn hoàn toàn không thể biểu hiện nét mặt và ngữ điệu trong lời nói. Vì vậy, những gì bạn viết có thể bị hiểu lầm và gây hại cho uy tín và các mối quan hệ chuyên nghiệp của bạn. Các hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn có được một email hiệu quả.

1. Gửi một lời chào thích hợp.

Có nhiều địa chỉ email người nhận chẳng ăn nhập gì với tên của họ. Do đó có một lời chào hỏi với chính xác tên người nhận là một hướng đi không ngoan hơn nhiều so với những lời chào phổ biến như “Xin chào”, hoặc “Chào bạn”, mà không có bất kỳ một tên người nhận nào sau đó. Hãy đặt trường hợp bạn nhận được một email mà tên của mình chẳng hề được đề cập đến, bạn sẽ làm gì với email đó? Do đó hãy cẩn thận đặt tên người nhận cùng lời chào hỏi lịch sự mỗi khi băt đầu một email. Ngoài ra, hãy chú trọng đến đối tượng mà bạn gửi email đến để có được một lời chào thích hợp. Đối với một email được gửi lần đầu, bạn nên chào hỏi một cách trịnh trọng, và sau đó tuỳ vào các email phản hồi mà bạn có sự điều chỉnh thích hợp.

2. Tránh viết tắt và các ký hiệu khác.

Có một sự khác biệt lớn giữa một tin nhắn điện thoại và một email chuyên nghiệp. Tin nhắn là dùng để truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng; trái lại, một email sẽ chứa nhiều thông tin hơn với độ tin cậy cao và chính xác hơn. Do đó, khi soạn thảo một email bạn nên chú ý hơn về cấu trúc câu và ghi từng câu hoàn chỉnh chứ không phải là những ký hiệu, viết tắt mà bạn hay dung để nhắn tin. Hãy viết câu đúng ngữ pháp và kiểm tra chính tả trước khi nhấn nút gửi. Mọi  đối tác hay đồng nghiệp đều rất không thích những email chứa các ký tự viết tắt, sai ngữ pháp, và phạm quá nhiều lỗi chính tả bởi vì nó trông giống như bạn là người thiếu trình độ và rất bất cẩn ngay trong cả những việc lớn. Bạn nên viết một email trên máy tính của mình chứ không phải là chiếc điện thoại của bạn. Vì khi bạn nhận được một email qua điện thoại, bạn thường trả lời ngay lập tức. Và đôi khi bạn không phân biệt được đó là một tin nhắn hay một email. Hãy chú trọng điểm này để bạn là người chuyên nghiệp trong việc soạn thảo email nhé!

3. Viết một yêu cầu nhẹ nhàng.

Trong các email bạn đã đọc qua, có thể bạn nhận thấy ở một vài email nào đó rằng bạn bị đòi hỏi quá nhiều. Điều này là bởi vì chỉ thông qua câu chữ, người nhận sẽ không thể biết được bạn có thành ý hay không, yêu cầu của bạn là chính đáng không, và tất nhiên người nhận cũng có quyền nghĩ bạn là người không tốt. Một lý do khác nữa là do bạn quá chú trọng vào sự nhanh gọn mà quên đi hình thức của một email chuyên nghiệp. Ví dụ, bạn sẽ nghĩ sao nếu nhận được những email như, “Tôi cần năm bản sao của báo cáo trên bàn của tôi bằng thứ hai”, hay “Những gì tôi cần là một bản tóm tắt của hội nghị mà bạn tham dự.”; bạn sẽ nghĩ thế nào, mặc dù cho những email này đến từ vị sếp đáng kính của bạn? Vậy làm thế nào bạn có thể nói những điều này một cách thông minh hơn? Biến nó thành một lời thỉnh cầu, bạn sẽ không chỉ nhận được một phản ứng tốt hơn, mà còn là những suy nghĩ tích cực hơn về bạn. Điều này có khi sẽ giúp bạn bước qua một chặng đường trong việc thăng tiến sự nghiệp của mình. Mối quan hệ bền chặt và ấn tượng tích cực là những ưu tiên hàng đầu trong sự nghiệp của mình. Hãy viết “Bạn có thể vui lòng cho tôi với năm bản của báo cáo chi tiết vào thứ hai này không?” hay “Hãy gửi cho tôi một bản tóm tắt của hội nghị mà bạn đã tham dự.” Hãy gửi một lời yêu cầu nhẹ nhàng và mọi thứ sẽ trở nên tốt đẹp hơn nhiều.

4. Nhắc lại yêu cầu của bạn.

Ở cuối bất kỳ một email nào, bạn nên xác định lại yêu cầu của bạn. Nếu bạn đang yêu cầu cho một cuộc gọi điện thoại hay một cuộc họp, hãy viết gì đó ở cuối thư để nhắc lại yêu cầu của bạn. Đơn giản chỉ để người nhận ghi nhớ và làm đúng theo nội dung email.

Mặc dù thế giới đã trở nên gần gũi và giản đơn hơn do sự tốc độ phát triển công nghệ, nhưng tính nghi thức của email là không mất đi. Cũng giống như bất kỳ phương tiện truyền thông xã hội nào, email của bạn mang theo rất nhiều dấu ấn của bạn. Bạn có thể dễ dàng bị hiểu sai và thậm chí không được sự đồng tìh nào. Hãy đọc lại những gì bạn đã viết và chỉnh sửa, điều này sẽ không làm mất nhiều thời gian của bạn, mà sẽ giúp bạn có được một bước tiến dài trong việc duy trì sự tôn trọng nghề nghiệp và các mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp của bạn. Điều này sẽ giúp nhiều cho sự nghiêp của bạn trong tương lai theo những cách mà có thể bây giờ bạn chưa nhận ra.

Nguồn: ScholarshipPlanet

————————————————————————–

Tổ chức, cá nhân muốn đăng thông tin học bổng, chia sẻ kinh nghiệm du học và các nội dung khác trên Scholarship Planet, vui lòng gửi thông tin đến hộp mail sppartners.info@gmail.com